Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí không có hóa đơn đầu vào. Không chỉ tìm hiểu về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, về cách xử lý hóa đơn đầu vào, đầu ra, cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,… nhiều kế toán còn đang vướng mắc ở khâu làm thế nào để các khoản chi phí không có hóa đơn có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhằm giúp kế toán giải đáp vướng mắc trên, bài viết này sẽ chia sẻ hướng dẫn cách hợp pháp hóa chi phí không có hóa đơn để được trừ khi tính thuế TNDN.
1. Các khoản chi khi thuê tài sản của cá nhân
Khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định rõ ràng về khoản chi không hóa đơn: Khi doanh nghiệp thuê tài sản cá nhân và muốn đưa vào thuế TNDN thì cần có những giấy tờ bao gồm hợp đồng chứng thực việc thuê tài sản hoặc chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản.
a. Trường hợp tài sản thuê có giá trị dưới 100 triệu đồng/ năm
Trong trường hợp này thì kế toán của doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ như sau:
– Hợp đồng cho thuê tài sản đã được ký kết với bên thuê
– Biên bản đã bàn giao tài sản. Nếu như có thiết bị kèm theo thì cần phải lấy ra để chứng thực.
– Toàn bộ những hồ sơ, giấy tờ liên quan để chứng minh tài sản thuộc về quyền sở hữu của bên cho thuê.
– Chứng từ đã thanh toán tiền thuê tài sản với bên cho thuê trước đó.
b. Trong trường hợp tài sản đi thuê có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên
Nếu như rơi vào trường hợp này thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị được những hồ sơ như sau:
– Hợp đồng cho thuê tài sản mà 2 bên đều đã ký kết.
– Biên bản đã bàn giao tài sản, có thiết bị kèm theo thì cần phải lấy ra để chứng thực
– Hồ sơ, giấy tờ liên quan chứng minh cho việc tài sản thuộc về quyền sở hữu của bên cho thuê.
– Chứng từ đã nộp tiền thuế thay cho cá nhân trước đó.
– Chứng từ đã thanh toán tiền thuê tài sản với bên cho thuê.
Lưu ý, nếu như doanh nghiệp muốn chứng minh là cá nhân đã đi nộp thuế thì cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
– Hợp đồng thuê tài sản
– Biên bản bàn giao tài sản. Nếu như có thiết bị kèm theo thì cần phải lấy ra để chứng thực
– Toàn bộ những hồ sơ, giấy tờ liên quan để chứng minh tài sản thuộc về quyền sở hữu của bên cho thuê.
– Chứng từ đã thanh toán tiền thuê tài sản với bên cho thuê.
2. Mua mặt hàng không thuộc hộ kinh doanh trừ vào thuế thu nhập doanh nghiệp
Nếu như doanh nghiệp bạn mua những mặt hàng do người dân tự sản xuất hay mua dịch vụ của hộ gia đình hoặc cá nhân không trực tiếp bán ra thì sẽ không bị phân biệt giá trị là dưới hay là trên 100 triệu đồng. Trường hợp này cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:
– Hợp đồng chứng thực việc mua bán hàng hóa hay là dịch vụ
– Chứng từ đã thanh toán tiền mua bán hàng hóa hay là tiền mua dịch vụ
– Biên bản bàn giao hàng hóa của người bán và người mua
– Bảng kê hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN
3. Mua hàng của các hộ kinh doanh để trừ vào thuế thu nhập doanh nghiệp
a. Trường hợp dưới 100 triệu đồng
Trường hợp mua hàng có giá trị dưới 100 triệu đồng trên 1 năm thì cần phải có:
– Hợp đồng mua bán các mặt hàng, dịch vụ với bên bán hàng
– Chứng từ thanh toán về việc mua hàng, dịch vụ
– Biên bản bàn giao hàng hóa và dịch vụ đã mua
– Bảng kê khai mua hàng không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN
8 trường hợp không phải xuất hóa đơn theo Thông tư 39/2014
Doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử bằng cách nào?
b. Đối với trường hợp trên 100 triệu đồng
Nếu như mua hàng có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng mua bán các mặt hàng, dịch vụ với bên bán hàng
– Chứng từ thanh toán về việc mua hàng, dịch vụ qua ngân hàng
– Biên bản bàn giao hàng hóa và dịch vụ đã mua
– Hóa đơn bán hàng.
