Trong quá trình hoạt động kinh doanh, hóa đơn GTGT là một chứng từ rất quan trọng liên quan đến việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai thuế,… của doanh nghiệp. Không chỉ tìm hiểu về cách tra cứu nhiều hóa đơn, kế toán còn phải lưu ý về nội dung, chữ ký trên hóa đơn GTGT để tránh sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn. Trong bài viết này, một số quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT cùng mức xử phạt khi vi phạm về chữ ký sẽ được đề cập gửi đến quý bạn đọc.
1. Những quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT
a. Quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT khi mua hàng
– Theo như Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 đã quy định thì bắt buộc cả người mua và người bán đều phải ghi và ký rõ họ tên vào trong hóa đơn GTGT. Nếu như bên bán hàng có con dấu riêng thì sẽ cộng thêm cả dấu vào trong hóa đơn. Trên hóa đơn GTGT cần có cả ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
– Đối với bên cung cấp hàng hóa thì sẽ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị vào trong hóa đơn GTGT. Trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì cần phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng để người khác ký thay. Trên hóa đơn cần điền đầy đủ họ tên thủ trưởng kèm theo đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của hóa đơn GTGT.
– Trong những trường hợp mua hàng trực tiếp thì bên mua không nhất thiết phải có chữ ký. Ví dụ một số trường hợp mua hàng trực tiếp như là mua qua điện thoại hay là mua hàng qua mạng… Khi tiến hành lập hóa đơn thì bên bán hàng cần phải ghi rõ hình thức bán hàng là gì.
b. Quy định mẫu chữ ký và cách ký trên hóa đơn
– Chữ ký cần phải được ký bằng bút bi hoặc là dạng bút mực, không được sử dụng bút phai màu để ký.
– Tuyệt đối không được sử dụng bút màu đỏ để ký lên hóa đơn GTGT.
– Chữ ký phải là chữ mới được ký, chữ tươi. Nghiêm cấm không được sử dụng những chữ ký được khắc sẵn.
– Nghiêm cấm các hành vi tẩy xóa hay là sửa chữa chữ ký trên hóa đơn
– Chữ ký của một người phải cùng mẫu và trùng với mẫu chữ ký đã đăng ký trước đó.
2. Mức xử phạt khi vi phạm về chữ ký trên hóa đơn GTGT
Khi doanh nghiệp vi phạm một trong những lỗi về chữ ký trên hóa đơn GTGT thì sẽ bị xử phạt theo đúng quy định đã được nêu tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 về việc vi phạm chữ ký trên hóa đơn.
a. Phạt hành chính từ 3 triệu đến 5 triệu đồng
Một số những hành vi vi phạm về chữ ký trên hóa đơn sẽ bị phạt hành chính từ 3 đến 5 triệu đồng gồm có:
– Tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa chữ ký trên hóa đơn GTGT.
– Người mua hoặc là người bán ký chữ ký trên hóa đơn bằng mực màu đỏ hoặc là ký bằng bút bị phai màu.
– Người mua hoặc là người bán không ký chữ ký bằng mực tươi mà thay vào đó là sử dụng chữ ký được khắc sẵn để ký lên hóa đơn.
8 Trường Hợp Không Phải Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 39/2014
Doanh Nghiệp Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Bằng Cách Nào?
b. Phạt hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu
Một số những hành vi vi phạm nghiêm trọng hơn về hóa đơn GTGT sẽ bị xử phạt hành chính từ 5 đến 10 triệu đó là những hành vi sau đây:
– Trên hóa đơn GTGT chưa có ghi đầy đủ nội dung của người có trách nhiệm ký hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.
– Người ký vào hóa đơn GTGT không đúng thẩm quyền, không thuộc trách nhiệm ký hóa đơn GTGT.
– Chữ ký trên hóa đơn không giống nhau, không giống với mẫu chữ ký đã đăng ký.
– Trên hóa đơn GTGT không có đầy đủ các chữ ký theo đầy đủ các chức danh yêu cầu.
