Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đều đang có những tín hiệu tích cực và cho rằng hóa đơn điện tử đã phần nào giải quyết được rất nhiều vấn đề còn tồn đọng của hóa đơn giấy như tiết kiệm chi phí, lưu trữ thuận tiện, thời gian xử lý nhanh chóng… Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại rất đáng kể tuy nhiên không phải kế toán nào cũng nắm rõ những quy định về hóa đơn điện tử cũng như cách quản lý, lưu trữ hóa đơn cho đúng. Nội dung bài viết này sẽ chia sẻ với quý bạn đọc những thông tin xung quanh hóa đơn điện tử cùng cách quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Được pháp luật quy định khá cụ thể tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, được ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc thiết kế, khởi tạo và đăng ký mẫu hóa đơn điện tử tùy biến tuy nhiên vẫn cần phải đảm bảo những nội dung cơ bản cần có trên hóa đơn như:
– Tên hóa đơn, ký hiệu và số thứ tự hóa đơn (trong đó ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn được trình bày theo quy định tại Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài Chính);
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp và bên mua hàng;
– Tên các mặt hàng, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá ghi bằng số và bằng chữ;
– Giá trị sau thuế giá trị gia tăng được ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký điện tử hợp lệ của doanh nghiệp;
– Ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.
Việc quản lý hóa đơn điện tử thực ra không hề khó. Kế toán nên lưu hóa đơn thành từng mục nhỏ với tên gọi riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra lại và tránh nhầm lẫn. Đây là cách đơn giản nhất để tránh thất lạc hóa đơn, file lưu quan trọng. Nếu bạn muốn lưu trữ an toàn hơn cũng như tiện cho việc theo dõi thông tin cần thiết thì có thể lưu trữ trên công cụ Google Drive.
Đồng thời, kế toán nên tạo một bản sao của mỗi tập tin hóa đơn điện tử. Khi xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng thì chỉ nên gửi bản sao và nên giữ lại bản gốc để có thể đối chiếu và lưu trữ.
Khi lưu hóa đơn, tập tin nên được đặt theo mẫu “Ngày xuất – Tên khách hàng – Danh mục”. Việc đặt tên file khoa học và chi tiết sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhiều hơn đồng thời khi kê khai, làm sổ sách, phòng kế toán cũng có thể dễ dàng làm việc hơn.
Chuyển Đổi Phương Thức Kê Khai Thuế Trực Tuyến Mùa Covid-19
Các Loại Hóa Đơn Sử Dụng Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể được đồng bộ hóa vào nhiều máy tính. Theo đó, mọi nhân viên từ phòng kế toán, hành chính, cho đến giám đốc, quản lý,… có thể truy cập vào máy tính để xử lý thông tin hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
Quản lý hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khác nhau. Hóa đơn điện tử giúp xử lý mọi thông tin nhanh chóng và tiện lợi. Nếu gặp phải những sai sót trên giấy tờ, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng sửa chữa. Hóa đơn điện tử ít rườm rà, phức tạp hơn hóa đơn giấy truyền thống. Từ đó, công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, theo đó có thể làm nhiều việc khác thay vì chăm chú ghi chép, lưu giữ hóa đơn giấy. Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ trên máy tính, hóa đơn sẽ được lưu trữ một cách khoa học và dễ dàng để truy xuất khi cần.
