Hóa đơn điện tử đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng bởi nhiều lợi ích đáng kể mà hóa đơn điện tử mang lại. Tuy nhiên, để việc triển khai hóa đơn điện tử được hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự tham khảo về bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử, yêu cầu chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông cho cơ quan có thẩm quyền,… Để làm rõ câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp thắc mắc về việc xuất trình hóa đơn khi vận chuyển hàng hóa, mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây.
Căn cứ Khoản 1 Điều 29 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Như vậy, khi tiến hành kiểm tra nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để xác minh. Do đó, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn đáp ứng được việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
Trên thực tế, việc tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan có thẩm quyền không phải lúc nào cũng diễn ra một cách thuận lợi do một số số sự cố như mất kết nối internet, lỗi dữ liệu, thời tiết… Khi đó, người vận chuyển hàng hóa bắt buộc phải xuất trình chứng từ giấy thay thế cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Vậy chứng từ giấy thay thế ở đây là gì? Chứng từ giấy thay thế chính là hóa đơn điện tử được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải đảm bảo tính pháp lý với các lưu ý sau:
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy phải là hóa đơn điện tử hợp pháp.
– Phải đảm bảo sự khớp nhau giữa nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
– Chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, ghi sổ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử chứ không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp không xuất trình được chứng từ giấy thay thế để chứng minh nguồn gốc xuất xứ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, lấy đó làm căn cứ để xử lý tiếp theo quy định.
8 Trường Hợp Không Phải Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 39/2014
Doanh Nghiệp Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Bằng Cách Nào?
Khi thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp nên chú ý những thông tin sau đây:
– Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán hàng.
– Hóa đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc chỉ được phép chuyển đổi duy nhất 01 lần và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần in chuyển đổi sau thì chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.
Theo đó, doanh nghiệp nên cẩn trọng trong việc lưu trữ hóa đơn khi vận chuyển hàng hóa để có sự chủ động trong mỗi lần xuất chứng từ hay thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.
